Wie lange dauert die Handelsregistereintragung einer GmbH und was muss ich beachten? Diese Frage wird mir bei der Beurkundung regelmäßig gestellt. Eine verbindliche Antwort kann man hierauf nicht geben. Seit der Einführung des elektronischen Handelsregisters haben sich die Eintragungszeiten verkürzt, mit einer Dauer von zwei bis drei Wochen muss man aber in vielen Fällen immer noch rechnen, bis die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen wird. In Einzelfällen kann es natürlich länger dauern sowie in anderen Fällen auch schneller gehen, bis die Eintragung erfolgt.

Das Registergericht kann eine GmbH regelmäßig in 5 – 8 Arbeitstagen ab Eingang der Anmeldung eintragen, sofern keine Eintragungsmängel vorliegen oder weitere Korrespondenz mit den Verfahrensbeteiligten erforderlich ist. Dabei können Unternehmer oft mit einfachen Mitteln zur Beschleunigung der Eintragung beitragen:

Firmenbriefkasten und Kennzeichnung des Klingelschildes

Viele Firmengründer versäumen es, einen Briefkasten mit dem Firmennamen zu beschriften. Wenn dann Anschreiben des Registergerichts mit dem Postvermerk „Empfänger nicht zu ermitteln” zurückgeschickt werden, verursacht dies umständliche Recherchen. Die fehlende postalische Erreichbarkeit lässt außerdem vermuten, dass der Sitz der Gesellschaft nicht ordnungsgemäß begründet wurde. Das Registergericht kann dann die zuständige IHK beauftragen, zu prüfen, ob der Sitz tatsächlich errichtet wurde. Es ist daher empfehlenswert, spätestens nach der Beurkundung bzw. Anmeldung durch den Notar die postalische Erreichbarkeit der Firma zu gewährleisten und ein ausreichend großes Hinweisschild am Sitz der Gesellschaft anzubringen.

Kostenvorschuss

Eintragungen mit konstitutiver Wirkung erfolgen nur gegen einen Kostenvorschuss. Gemeint sind die Fälle, in denen mit der Eintragung ein Recht entsteht, beispielsweise entsteht eine Kapitalgesellschaft erst im Augenblick ihrer Eintragung im Handelsregister. Soll die Eintragung schnell erfolgen, sollte der Vorschuss nicht an die zuständige Gerichtszahlstelle überwiesen werden, da das Registergericht die Mitteilung der Zahlung durch die Gerichtszahlstelle abwarten muss und dies kann bis zu einer Woche dauern. Das Verfahren kann deshalb deutlich beschleunigt werden, wenn der Notar gegenüber dem Registergericht für die Übernahme der Kosten einsteht. Hierzu bin ich bereit, allerdings nur, wenn mir zur Beurkundung der Kostenvorschuss in Höhe von 150,00 € in bar mitgebracht wird oder per EC-Karte oder Überweisung auf mein Fremdgeldkonto eingezahlt wird. Der Vorschuss kann auch persönlich bei der Gerichtszahlstelle des Amtsgerichts eingezahlt und die Gebührenquittung unmittelbar beim Registergericht abgegeben werden.

Firma

Oft scheitert eine schnelle Eintragung an der gewählten Firma, weil diese irreführend oder nicht Kennzeichnungs- und Unterscheidungskräftig ist. Im Zweifel holt das Gericht ein Gutachten der IHK zur Eintragungsfähigkeit der Firma ein. Um hier Komplikationen zu vermeiden, bieten die zuständigen Industrie- und Handelskammern schon vor der notariellen Beurkundung die kostenlose rechtliche Prüfung der Firma und eine telefonische oder schriftliche Stellungnahme an. In Berlin kann man kostenlose Anfragen online unter dieser Adresse stellen:

http://www.ihk-berlin.de/recht_und_steuern/Handelsregister/1333820/Anfrage_zur_Firmierung.html

Einfache Anfragen per E-Mail sind ausreichend. Wenn die Stellungnahme der IHK vom Notar zusammen mit der Anmeldung beim Registergericht eingereicht wird, können Rückfragen des Gerichts bei der IHK sowie beurkundungspflichtige Änderungen der Satzung vermieden werden.

Unternehmensgegenstand

Bei Kapitalgesellschaften werden hohe Anforderungen an die Formulierung des Unternehmensgegenstandes in der Satzung gestellt, dort müssen nämlich der Schwerpunkt der Geschäftstätigkeit und die konkrete Branchenausrichtung erkennbar werden. Pauschale Formulierungen wie z.B. „Handel mit Waren aller Art” oder „Dienstleistungen” sind daher unzulässig. Die Geschäftstätigkeit muss daher möglichst exakt umschrieben werden und beispielsweise auch erkennen lassen, ob eine genehmigungsbedürftige Tätigkeit ausgeübt wird. Eine Rücksprache mit der IHK schon vor der Beurkundung und Anmeldung kann hier wiederum spätere Komplikationen vermeiden.

Einzahlung des Stammkapitals

Auch wenn es im Regelfall nicht mehr notwendig ist, dem Registergericht die Einzahlung des Stammkapitals nachzuweisen, entbindet dies natürlich nicht von der Verpflichtung zur Einzahlung desselben. Die Einzahlung des Stammkapitals erfolgt bei einer Bargründung in der Weise, dass Sie mit der beglaubigten Abschrift der Gründungsurkunde und der Handelsregisteranmeldung bei einer Bank Ihrer Wahl ein Konto auf den Namen der Gesellschaft eröffnen und sodann den Betrag des Stammkapitals – bei einer GmbH mindestens die Hälfte des Betrages – auf dieses Konto zahlen. Die Zahlung sollte mit dem Verwendungszweck „Stammkapital“ oder ähnlich erfolgen und das Geld muss auf dem Konto der Gesellschaft verbleiben bzw. darf nur für Zwecke der Gesellschaft verwendet werden. Das sog. Hin- und Herzahlen ist nicht geeignet, die Stammkapitalverpflichtung zu erfüllen, d.h. es ist nicht ausreichend, dass das Geld an einem Tag eingezahlt und am darauf folgenden Tag wieder abgehoben wird.