Die GmbH ist eine juristische Person und kann als solche Rechte wahrnehmen und Verpflichtungen eingehen. Ihre Rechtsfähigkeit erlangt sie mit der Eintragung in das Handelsregister. Bis dahin handelt es sich um eine Gesellschaft in Gründung.
Die Gesellschafter können sich bei der Gründung auf jeden beliebigen Gesellschaftszweck einigen; sie sind also keinesfalls auf den Betrieb eines Handelsgewerbes festgelegt. Unabhängig von ihrem Zweck ist die GmbH Handelsgesellschaft und unterliegt damit im Geschäftsverkehr den Regeln, die für Kaufleute gelten.
Als Kapitalgesellschaft muss die GmbH über ein Stammkapital von 25.000 Euro verfügen, welches sich aus Sach- und Geldeinlagen der Gesellschafter zusammensetzt. Je höher die Einlage eines Gesellschafters ist, desto größer sind sein Geschäftsanteil an der GmbH und damit auch seine Gewinnbeteiligung. Das Stammkapital dient Gläubigern der Gesellschaft zugleich als Mindesthaftsumme.
Organe der GmbH sind die Gesellschafterversammlung und der/die Geschäftsführer. Beschäftigt die GmbH mehr als 500 Mitarbeiter, muss außerdem ein Aufsichtsrat eingerichtet werden.
Die Gesellschafterversammlung ist das oberste Entscheidungsorgan der GmbH. Die Stimmrechte der Gesellschafter richten sich nach der Höhe ihres Geschäftsanteils. Wer viel investiert hat, kann also auch stärker Einfluss auf gesellschaftsrelevante Entscheidungen nehmen. Die Gesellschafterversammlung bestellt und überwacht u. a. den oder die Geschäftsführer der GmbH. Diese führen die internen Geschäfte der Gesellschaft und vertreten sie nach außen.
Gegründet werden kann die GmbH von natürlichen oder juristischen Personen sowie – unter anderem – von Personengesellschaften.
Die Gründung beginnt mit der notariellen Beurkundung der Satzung. Anschließend werden die Mindesteinlagen durch die Gesellschafter erbracht. Auf diese wiederum folgt die Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister in öffentlich beglaubigter Form. Das Registergericht prüft die eingereichten Unterlagen und nimmt – sofern kein Grund für Beanstandungen besteht – die Eintragung in das Register vor.
Die Gesellschafter haften für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft nicht persönlich. Die Höhe des Mindestkapitals beträgt 25.000,00 €, wovon die Hälfte sofort eingezahlt werden muss, wenn es sich um eine sog. Bargründung handelt.
In den vergangenen Jahren ist die englische Limited (Ltd.) immer stärker als Konkurrenz zur GmbH in Erscheinung getreten. Sie bietet das, was viele wollten: eine der GmbH vergleichbare Gesellschaftsform, die kein Mindestkapital erfordert. Zweigniederlassungen von englischen Limiteds haben daher in Deutschland mittlerweile einen ganz erheblichen Marktanteil bei den Neugründungen von Gesellschaften.
Der deutsche Gesetzgeber hat mit dem Gesetz zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen (MoMiG), das am 01.11.2008 in Kraft getreten ist, die Möglichkeit geschaffen, eine GmbH oder eine UG in einem vereinfachten und kostengünstigen Verfahren zu gründen. Hierzu ist ein vom Gesetz vorgegebenes Gründungsprotokoll zu verwenden, wenn man in den Genuss günstiger Kosten kommen möchte. Dieses Musterprotokoll regelt jedoch nur das Mindestmaß dessen, was in einem Gesellschaftsvertrag enthalten sein sollte. Das Gründungsprotokoll eignet sich also allenfalls für eine Ein-Personen-Gründung der Unternehmergesellschaft, da es hier nicht so auf die inhaltlichen Bestimmungen des Gesellschaftsvertrages ankommt. Bereits bei mehreren Gesellschaftern sollte der Gesellschaftsvertrag Regelungen vorsehen, die einen Streit zwischen den Gesellschaftern vermeiden können. Derartige Regelungen enthält das Musterprotokoll gar nicht, so dass – abgesehen von der Ein-Personen-UG – von der Verwendung des Gründungsprotokolls dringend abzuraten ist.